Att skicka samma rapport till alla är ett nybörjardrag. Istället måste du anpassa din rapport till de saker som varje nyckelintressenter bryr sig om.
En bra rapporteringsstrategi bygger förtroende bland interna team, styrelsemedlemmar och investerare och svarar på följande:
- Vilka är de viktigaste intressenterna som behöver läsa denna rapport?
- Vad är historien du berättar med den här rapporten?
- Vilken data behöver du inkludera?
- Vilket format förmedlar berättelsen bäst (dvs instrumentpanel, kortlek, kalkylblad, etc?)
- När och hur ofta ska du skicka ut din rapport?
I det här inlägget delar vi de bästa tipsen för att hjälpa dig skapa en skottsäker rapporteringsstrategi, inklusive:
- Få buy-in från alla viktiga intressenter
- Gör dina rapporter interaktiva
- Håll det enkelt
- Ändra ditt rapportformat baserat på din målgrupp
- Anpassa din ton och det språk du använder för olika målgrupper
- Var kortfattad
1. Få inköp från alla nyckelintressenter
Allt detta börjar med att se till att alla är inriktade på ditt företags uppdrag, vision och nordstjärnemått.
"Enligt min mening är det omöjligt att skapa strategisk samordning mellan flera intressenter om externa och interna kommunikationsavdelningar inte fungerar tillsammans som ett team", säger Edward Mellett frånWikijob.uk. "Dessutom är bara 14 % av de anställda medvetna om företagets strategi och mål. Medarbetare kan göra ett bättre jobb för att uppnå sina mål och förstå den bredare affärsplanen om intern kommunikation gör ett bra jobb och berättar för dem om vad externa kommunikationsavdelningar arbetar med.”
Arbeta sedan med varje nyckelintressenter (eller grupp av intressenter) för att identifiera de specifika mått och data som de bryr sig mest om.
När allt kommer omkring, om du rapporterar tillflera interna ledningsgrupper, hur du presenterar rapporten kommer (och bör) se annorlunda ut än rapporten du levererar tillinvesterare och styrelseledamötereller rapporten som en byrå levererar till kundens ledningsgrupp.
Eden Cheng frånPeopleFinderGratistillägger, "Under intern kommunikation med de anställda kan informationsflödet gå uppåt, nedåt, diagonalt och horisontellt inom företagsstrukturen. Å andra sidan, under en extern kommunikation med den externa publiken, såsom kunder, kan informationsutbytet gå utanför företaget och förbli inom det. Kort sagt, det bästa sättet att organisera rapportering till interna och externa målgrupper är genom tvåkommunikationsmetoden, transparent kommunikation, konsekvens, e-post och nyhetsbrev, skapande av webbplatsinnehåll och rikta in dem och sociala medier.
Att svara i rätt tid samtidigt som jag rapporterar till olika interna och externa målgrupper är min metod för bästa resultat. Låt det vara mina interna anställda eller externa leverantörer, jag rapporterar till dem en gång i veckan och gör snabbare kommunikation utan att misslyckas.”
2. Gör dina rapporter interaktiva
63,4 % av våra svarande använder en centraliserad instrumentpanel som en del av sin rapporteringsstrategi. Dessutom är live-dashboards ett av de mest populära rapportformaten, enligtDatabox studie om verksamhetsrapportering.
Och det finns en stor anledning till det. En väldesignad instrumentpanel är interaktiv och lätt för en upptagen person att se vad som händer på några minuter.
"Rapporter för flera målgrupper är ofta mest användbara när de skapas med interaktion i åtanke", säger Lee Wilson frånVertikalt språng."Detta möjliggör skiktning av information, och ännu viktigare visualisering av data på mer meningsfulla sätt.
Det är nödvändigt att leda rapporterna med effektfull berättelse, för att se till att de framträdande budskapen granskas av rätt personer. Användningen av sammanfattnings- och slutsatsskärmar och instrumentpaneler kan hjälpa till att tematisera rapporten och förstärka de viktigaste aspekterna."
PROTIPS: Hur bra presterar dina marknadsförings-KPI:er?
Som de flesta marknadsförare och marknadschefer vill du veta hur väl dina ansträngningar leder till resultat varje månad. Hur mycket trafik och nya kontaktkonverteringar får du? Hur många nya kontakter får du från organiska sessioner? Hur presterar dina e-postkampanjer? Hur bra konverterar dina målsidor? Du kanske måste krypa ihop för att få ihop allt detta i en enda rapport, men nu kan du ha allt till hands i en enda Databox-instrumentpanel.
Vår marknadsföringsöversiktsöversikt innehåller data från Google Analytics 4 och HubSpot Marketing med nyckelprestandamått som:
- Sessioner. Antalet sessioner kan berätta hur många gånger människor återvänder till din webbplats. Uppenbarligen, ju högre desto bättre.
- Nya kontakter från sessioner. Hur väl driver din kampanj nya kontakter och kunder?
- Marknadsföringsprestanda KPI:er. Att spåra antalet MQL, SQL, nya kontakter och liknande hjälper dig att identifiera hur dina marknadsföringsinsatser bidrar till försäljningen.
- E-postprestanda. Mät framgången för dina e-postkampanjer från HubSpot. Håll ett öga på dina viktigaste e-postmarknadsföringsstatistik som antal skickade e-postmeddelanden, antal öppnade e-postmeddelanden, öppningsfrekvens, e-postklickfrekvens och mer.
- Blogginlägg och målsidor. Hur många personer har tittat på din blogg nyligen? Hur bra presterar dina målsidor?
Nu kan du dra nytta av erfarenheten från våra Google Analytics- och HubSpot Marketing-experter, som har satt ihop enplug-and-play Databox-mallsom innehåller alla viktiga mätvärden för att övervaka dina potentiella kunder. Det är enkelt att implementera och börja använda som en fristående instrumentpanel eller i marknadsföringsrapporter, och det bästa av allt är att det är gratis!
Du kan enkelt ställa in den med bara några klick – ingen kodning krävs.
Följ dessa tre enkla steg för att ställa in instrumentpanelen:
Steg 1:Skaffa mallen
Steg 2:Koppla dina HubSpot- och Google Analytics 4-konton med Databox.
Steg 3:Se din instrumentpanel fyllas på några sekunder.
Få mallen gratis
3. Håll det enkelt
En annan anledning till att centraliserade instrumentpaneler fungerar bra är att det gör det enkelt att enkelt destillera data.
Om du är som de flesta av företagen vi undersökte, har du många olika rapporter från analyser, webbplatsmarknadsföring och försäljning till betalda annonser, bokföring och mer.
Braprogramvara för marknadsföringsrapporteringsom ger väldesignade instrumentpaneler, hjälper dig att presentera de viktigaste affärsmåtten i ett lättsmält format.
Till exempel Dan Belcher frånInteckning lättnadsäger: "Ett företag genererar ett stort antal rapporter. Interna och externa användare bläddrar i några rapporter för att lära sig mer om verksamheten. I ett företag är vi i allmänhet transparenta för information som lönsamhet och stabilitet. Så, är det inte viktigt att skriva en rapport som alla förstår?
Som företagare kan jag säga att när du utvecklar en rapport för flera användare, kom ihåg att betona förståelighetsfunktioner. Håll det tydligt och undvik jargongfraser i din rapport så att alla förstår det.
När det kommer till att skriva rapporter går jag alltid efter "enkelhet". Den är väl värd att läsa eftersom den är enkel men full av djup. Filtrera även rapportens data. Se till att rapporten gynnar eller lär alla i publiken, inte bara ett fåtal utvalda. Sträva alltid efter allmän förståelse.”
4. Ändra ditt rapportformat baserat på din målgrupp
Precis som du justerar dina försäljnings- och marknadsföringsmeddelanden baserat på olika personas, kan samma filosofi tillämpas på dina rapportmeddelanden och formatering.
"Var alltid uppmärksam på vem du rapporterar till", säger Andre Oentoro omMjölkval."Om du rapporterar till en intern publik, fokusera på att tillhandahålla så många detaljer du kan. För extern publik, försök att hålla dina rapporter korta och koncisa för att förhindra förvirring och öka effektiviteten."
Relaterad:Intern kontra extern rapportering: Vilka är skillnaderna?
Jordan Brannon frånCoalition Technologieshåller med om, "Klientvända och interna rapporter skiljer sig åt genom att kundinriktade rapporter är mer inriktade på att adressera mätvärden eller nyckeltal som kunder bryr sig om (t.ex. konverteringar, ROI, etc.). Dessa mätvärden är också viktiga för oss internt, men våra interna rapporter är mestadels fokuserade på tekniska, handlingsbara aspekter som kunder kanske inte behöver känna till.
Interna rapporter är också mestadels fokuserade på historiska data och involverar granskning av detaljer i detaljer, särskilt när det kommer till felsökning.
Dessutom,rapporter till kunderinkludera förklaringar till teknisk jargong eller problem som de kanske inte är bekanta med. Vi upprepar också datadrivna strategier som vi har skapat och implementerat för dem och visar hur effektiva de är.
Slutligen inkluderar vi slutsatser och rekommendationer som backas upp av data."
Brandon Schroth,Nomad SEOtillägger, "När du organiserar rapporter för en intern publik är det viktigt att komma ihåg att syftet med data är att fatta beslut inom organisationen. Den bör innehålla vad som gjordes, vilka problem eller mål som togs upp, resultat och slutsatser/rekommendationer.
När du organiserar rapporter för externa målgrupper fokuseras data på deras specifika behov och mål. Du måste leverera information som belyser syftet med rapporten och viktiga takeaways.
Om möjligt, undvik alltför tekniska termer och använd istället ett kortfattat, engagerande språk. Rapporten bör organiseras på ett estetiskt tilltalande sätt som leder läsaren till den information som du vill sticka ut.”
Till exempel Janice Wald frånMest bloggandesäger: "Internt delar vi våra inkomstrapporter och sätter upp nya tillväxtmål. Externt delar vi våra mätvärden med potentiella kunder. Dessa mätvärden inkluderar webbtrafik, Domain Authority, Domain Rating och Alexa Rank. Vi delar numret på vår e-postlista och vårt antal följare på sociala medier. Vi delar också de priser vi har vunnit beroende på den potentiella kunden. Vi kan också dela vittnesmål från nöjda kunder.”
5. Justera tonen och språket du använder för olika målgrupper
Det är inte bara formatet och mätvärdena du inkluderar, utan även språket du använder i varje rapport.
"Det är avgörande att anpassa din rapporterings språk och struktur till den publik du pratar med", säger Dorota Lysienia frånLiveCareer"Du kommer att använda ett annat tillvägagångssätt för ditt team som känner till detaljerna i projektet och är bekant med metoderna och verktygen du arbetar med. I så fall kan du gå djupare i din analys och förbereda rapporter som kan gynna andra teammedlemmar.
En sådan analysnivå kan dock vara onödig för den högsta ledningen. Här bör du förklara den allmänna bilden av din prestation och få med dig andra chefer när du diskuterar dina framtida idéer. För den publiken är det viktigare VARFÖR du gör vissa saker än HUR exakt du uppnår dem. "
Till exempel Michael Sena frånSenaceatillägger, "En praktisk verksamhetschef kan kräva realtidsdata som presenteras på ett sätt som hjälper dem att agera snabbt. Samtidigt kan investerare föredra en sammanfattning på hög nivå som visar kvartalsvisa trender med valfri drill-down till mer detaljerade fall."
6. Var kortfattad
Oavsett vem du presenterar för är det alltid en bra idé att hålla det så kort som möjligt. Ju kortare rapporten är, desto mer sannolikt kommer någon att läsa den.
"Det kortaste goda är dubbelt så bra", säger Natalia Brzezińska omFoto AiD."Om du kan berätta något på 50 sidor, säg det inte på 250. Du vill inte stoppa in all din retorik i din rapport. Och ta för givet att om du har tagit fram en fantastisk rapport på 400 sidor har du kanske redan tagit med formeln för evig ungdom, som ingen kommer att läsa.
Relaterad:
Om budskapet är tätt och förvirrande kommer läsaren att ge upp, så håll det kort, direkt, tydligt och lätt att förstå.
Och om du vill bli läst av högsta ledningen, kom ihåg att du bara har fem minuter på dig.
Du behöver något enkelt, visuellt och okomplicerat, där det är tydligt vad ditt dokument tillför bordet som inte var känt tidigare.
En bild säger mer än tusen ord. En rapport som du öppnar och överallt är text, mer text och bara text kommer att vara mycket tråkigare än en där det finns grafiskt material.
Var originell och kreativ. Använd foton, diagram, datapresentationer, illustrativa tabeller, diagram, etc. Men överdriv inte. Det är ett stöd, inte en tävling. Grafik och bilder är inte bara en estetisk resurs utan också ett bra kognitivt stöd. De hjälper till att visualisera de idéer du vill visa och gör dokumentet mer attraktivt, lättare att förstå och bjuder in din publik att läsa vidare."
För att sammanfatta detbästa rapporteringsstrateginär enkel, kortfattad och interaktiv. De bästa rapporterna är inte heller enstaka dokument. De tar hänsyn till de specifika mått som varje intressent(er) bryr sig om.
Vill du höja din rapporteringsstrategi på några minuter och inte på timmar? Med mer än 70 integrationer kan duskapa rapporteringspaneler med Databox gratis.